一般数据采集器/盘点机应具有数据采集、数据传送、数据删除和系统管理等等功能：

1、数据删除
数据采集器中的数据在完成了向计算机系统的传送后,需要将数据删除,否则会导致再次数据读入的迭加,造成数据错误。有些情况下,数据可能会向计算机传送多次,待数据确认无效后,方可实行删除。

2、数据采集
是将商品的条码通过扫描装置读入,对商品的数量直接进行确认或通过键盘录入的过程,在数据采集器的存储器中以文本数据格式存储,格式为条码（barcode）、数量（Number)、规格（Model）.....等定制的格式。

3.、系统管理
系统管理功能有检查磁盘空间和系统日期时间的调较。

4、数据传送
数据传送功能有数据的下载和上传。
数据下载是将需要数据采集器进行确认的商品信息从计算机中传送到数据采集器中,通过数据采集器与计算机之间的通讯接口,在计算机管理系统的相应功能中运行设备厂商所提供的数据传送程序,传送内容可以包括：商品条码、名称和数量.数据的下载可以方便地在数据采集时,显示当前读入条码的商品名称和需确认的数量。
数据上传是将采集到的商品数据通过通讯接口,将数据传送到计算机中去,再通过计算机系统的处理,将数据转换到相应的数据库中。

采用数据采集器采集过程中需考虑的一些细节

1、重复商品
在数据采集的过程中,可能会遇到同一种商品重复读入的情况,有可能是已经读入商品的错误重复再读入,还有可能是同一种商品,由于不在同一个位置所导致的重复商品但不重复数量的情况,这就需要在读入一个商品的时候,显示原数量,如果之前没有读入过,则为零,商品的数量是该商品的原数量与当前输入数量之和。

2、单据号
在商品的流转过程中,通常是以单号来区分不同类型和不同批次的数据,在有数据下载的情况下,数据采集器有可能会同时存储若干张单据的商品数据,这就有必要通过单据号来加以区分。

3、数据下载
数据下载为数据的采集提供了方便,但在有些情况下,反而会带来一些麻烦。比如,数据下载需要时间,遇到未事先登录的条码,调整起来比较麻烦.一般常常采用先将数据采集后,在计算机系统中进行处理的方式。

4、与计算机系统功能衔接
数据采集器的菜单,可以将所要完成的系统功能加入,如：商品人库、商品出库、商品补货和商品盘点等。这样在数据采集时,操作状态明了,但界面增多,而数据采集的数据内容和过程完全是一致的,一般不采用这种做法。数据采集的商品数据用途是在计算机系统不同功能的数据上传中加以确定的,有时同一批 数据,既作为入库数据又作为出库数据,给操作带来了方便,减少了数据的再次读入。